Sử liệu quý, hiếm của Việt Nam: Nằm rải rác rất nhiều trong dân

TT&VH) - “Cái mà chúng tôi gặp phải ở trong nước là việc hiện nay các tài liệu lưu trữ quý hiếm của chúng ta còn nằm rải rác trong dân rất nhiều: ở các đền, miếu, đình, chùa, trong gia phả của các dòng họ…” - bà Nguyễn Thị Thúy Bình, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cho biết như vậy tại Hội thảo khoa học Sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm và phát huy giá trị nguồn sử liệu về biên giới, hải đảo của Việt Nam do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức vào ngày 30/10 vừa qua tại TP.HCM.

Với gần 100 đại biểu, báo cáo viên đến từ 40 cơ quan quản lý, cơ quan lưu trữ trung ương, địa phương và 17 đơn vị chức năng, sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Hội thảo là dịp để đánh giá việc thực hiện Đề án Sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm của Việt Nam và về Việt Nam được Thủ tướng Chính phủ ký quyết định số 644/QĐ-Ttg phê duyệt vào ngày 31/5/2012 và đang trong giai đoạn triển khai đến năm 2020.

Với nguồn sử liệu về biên giới, hải đảo của Việt Nam đã được sưu tập trong thời gian qua, theo thống kê sơ bộ, đến nay có khá nhiều tài liệu về biên giới, hải đảo. Đơn cử như tài liệu về Châu bản của triều Nguyễn có liên quan đến quần đảo Trường Sa, Hoàng Sa tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia và những “Mộc bản” cùng nội dung nói trên tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia 4 (Đà Lạt) và nhiều tài liệu khác từ thời phong kiến đến chế độ Sài Gòn cũ hiện đang nằm tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia 2 (TP.HCM).

Tuy nhiên, dù Đề án được triển khai trong bối cảnh Luật Lưu trữ có hiệu lực, nhưng công tác sưu tập vẫn còn gặp rất nhiều khó khăn và hạn chế.

Bàn về khái niệm “Tài liệu quý hiếm”

1.Tài liệu là gì?

Tài liệu là phương tiện bảo đảm thông tin cho quản lý và sản xuất. Theo nghĩa rộng, tài liệu cần thiết cho mọi lĩnh vực hoạt động xã hội loài người, giúp loài người ghi nhớ những tri thức và kinh nghiệm trong quá trình sống, làm việc và đấu tranh bảo vệ quyền lợi của mình. Tài liệu hình thành khi các ký tự, chữ viết xuất hiện.

Trong xã hội nô lệ, khi nhà nước đầu tiên của giai cấp chủ nô ra đời, lúc đó giai cấp chủ nô cần chữ viết để ghi chép những số liệu đơn giản đầu tiên, như thống kê số lượng nông nô, ghi sản phẩm thừa, ghi nợ, ghi quyền sở hữu… Thực ra, sự ghi chép đó đã có từ cuối thời kỳ cộng sản nguyên thuỷ để ghi chép số thú săn bắt được và hoa quả dư thừa mà cả bộ lạc dùng không hết trong ngày và ghi chép các nhu cầu tính toán khác. Đến khi nghề chăn nuôi và nghề trồng trọt xuất hiện thì nhu cầu ghi chép ngày càng lớn, trồng trọt xuất hiện thì nhu cầu ghi chép ngày càng lớn, vì lẽ của cải trong xã hội tăng thêm đã đưa lại sự giầu có cho xã hội, và qua đó xuất hiện một nền văn minh cổ xưa là chữ viết, sau đó tài liệu được hình thành.

Việc ghi chép của xã hội loài người nối tiếp vào các thời kỳ sau, phát triển cùng với sự phân ngành sản xuất trong xã hội và cải tiến kỹ thuật văn phòng. Những ký tự ban đầu thường được thể hiện dưới dạng biểu tượng trên cát, trên vỏ, lá cây. Dần dần loài người sản xuất ra các vật mang tin mới, như thạch cao, đất nung… Hiện nay loài người còn lưu giữ được các kho tài liệu đất nung khổng lồ tại các triền sông Lưỡng Hà vùng Trung Cận Đông. Nhưng nói chung, ngoài tài liệu có vật mang tin như vậy, hiện nay hầu như các nước không còn lưu giữ được tài liệu thời kỳ nô lệ, mà phổ biến chỉ còn tài liệu thời kỳ phong kiến.

Hiện nay có rất nhiều quan điểm khác nhau được đưa ra để định nghĩa về tài liệu. Nhưng chung quy tài liệu được hiểu như một vật mang tin có chứa thông tin và các thông tin có trong tài liệu được mã hoá dưới dạng vật chất nhất định. Hai yếu tố vật mang tin và thông tin trong tài liệu có mối quan hệ biện chứng với nhau, trong đó nội dung của thông tin có trong tài liệu đó đóng vai trò quyết định tới giá trị của tài liệu.

Theo ngành khoa học lưu trữ, giá trị của tài liệu là khả năng đáp ứng mọi nhu cầu sử dụng thông tin tài liệu của con người đối với các mặt hoạt động xã hội. Trong xã hội có rất nhiều lĩnh vực hoạt động, do vậy giá trị của tài liệu cũng đa dạng và được tổ hợp thành các nhóm khác nhau. Về mặt lý luận cũng như trong thực tiễn công tác lưu trữ, người ta chia giá trị tài liệu ra làm hai nhóm chính là: Giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử.

Quy trình bảo quản tài liệu

Sách có giá trị khác nhau và được sử dụng khác nhau, do vậy cần lựa chọn cách đóng thích hợp khi chúng bị rách nát. Đóng lại sách thư viện là một hình thức phổ biến hơn cả. Đây là một sự lựa chọn hay nếu như lấy vấn đề kinh tế và tính bền làm mục tiêu. Việc làm này phù hợp với những cuốn sách có ý nghĩa đặc biệt quan trọng về mặt thông tin mà nó chứa đựng và không có giá trị như những vật thể. Sách có ý nghĩa tạo tạc hoặc có tính liên hợp ngoài giá trị về mặt thông tin cần được gửi tới chuyên gia bảo quản để xử lý.

Mục tiêu của việc đóng sách thư viện đã thay đổi qua nhiều năm. Trước đây, người đóng sách thư viện cố gắng đưa ra cách đóng chắc chắn, kinh tế và thuận lợi cho việc phục vụ. Tuy nhiên, khi người làm công tác thư viện và người sử dụng bắt đầu chú ý tới chất lượng thẩm mỹ của tài liệu thư viện và trở nên quan tâm tới việc mở rộng cuốn sách và các vấn đề sao chụp có liên quan tới việc khâu vắt, mục tiêu của việc đóng sách đã được mở rộng. Năm 1984 Jan Merill – Oldham xác định các dặc tính cần có khi đóng sách như sau: (1) Đóng sách phải thuận lợi cho việc bảo quản, giảm thiểu việc thay đổi trang bản gốc; (2) đóng sách không được làm hư hại tới văn bản gốc và rút ngắn tuổi thọ; (3) tài liệu được đóng phải mở được dễ dàng trong khoảng 180 độ để thuận lợi cho việc sao chụp tránh làm hỏng tài liệu; (4) tài liệu được đóng phải giữ được ở trạng thái mở khi đặt trên một mặt phẳng như vậy bạn đọc tự do cả hai tay để ghi chép được dễ dàng (1). Ngày nay, khả năng mở rộng và can thiệp tối thiểu cũng như tính bền và giá thành thấp là những mục tiêu hàng đầu của nghề đóng sách thư viện.